Muchas empresas de la industria de retail están experimentando los beneficios de la virtualización en sus procesos administrativos y productivos. Tal es el caso de Makro Colombia, con la adopción de un sistema de escritorios virtuales en las 16 tiendas que tiene en el país.
Esta empresa forma parte del Grupo Empresarial SHB, uno de los más importantes de Holanda, el cual cuenta con presencia en 6 países en el mundo. Su core de negocio se enfoca en la venta de productos masivos a clientes profesionales, grandes familias y mayoristas.
Juan Carlos Montoya, director de fianzas y sistemas de Makro Colombia, se toma la decisión de virtualizar porque la figura tradicional de cómputo planteaba esquemas muy costosos en procesos de mantenimiento, gestión de información y retorno de inversión. “A esto se suma un tema prioritario como lo es la seguridad de la información y el manejo adecuado de grandes volúmenes de información. Esto nos obligaba a tener esquemas de seguridad fragmentados en las tiendas y no centralizados, siendo estos aspectos los más importantes para haber tomado la decisión de virtualizar”, explica el ejecutivo.
Fue así como se hizo un modelamiento financiero del proyecto comparándolo con el modelo de cómputo tradicional, como elemento fundamental a la hora de exponerlo a la junta directiva.
Makro Colombia buscaba apalancar procesos y objetivos dentro de su plan estratégico de negocio, como elevar los niveles de productividad de sus áreas comerciales y administrativas. Para esto era vital agilizar su estrategia de expansión para la apertura de nuevas tiendas y cumplir con las regulaciones y políticas de seguridad definidas por casa matriz.
Enrique Charri, jefe de infraestructura de Makro Colombia, recuerda que el tema fue sorprendente pues al ver los beneficios se encontraron razones de peso: “Hicimos un análisis teniendo en cuenta el crecimiento que ha tenido la compañía y el proyectado para los próximos años, y nos arrojó un retorno de inversión del 20% y un TCO de 18% en aproximadamente en 4 años. Gracias a estos beneficios se planteó el proyecto por fases”, explica.
La primera fase se enfocó en un proceso de transición a 150 puestos de trabajo y las fases 2 y 3 con a 700 PC virtualizados, para un total de 850 escritorios.
La operación de Makro consistía en plataformas PC de vida corta, con costos elevados por los procesos de licenciamiento, mantenimiento, daños en los equipos y tiempos en el aprovisionamiento de puestos de trabajo, siendo la reposición muy lenta.
Juan Fernando Calle, gerente RM y ALC Makro Tunja, asegura que: “Uno de los mayores impactos que tuvo el proyecto de virtualización es en el tema de tiempo, fundamentalmente porque el montaje de una máquina se hace entre 10 a 15 minutos por mucho, mientras anteriormente era necesario 4 o 5 horas para instalar los aplicativos y todo el sistema comercial de la tienda. Ahora nos gastamos solo minutos que es básicamente, en la asignación de una IP para que el usuario quede listo para trabajar en su máquina”.
A esto se suma que cada tienda tenía un servidor local, lo que producía pérdida de información si se presentaba un daño eléctrico o corte del servicio.
La virtualización en Makro Colombia ha tenido un impacto en todos los frentes de la empresa. Según Jorge Díaz, gerente de TI, a nivel del cliente interno se ha mejorado la actualización de software y versiones en forma rápida; se estandarizaron los procesos, la comunicación es mucho más ágil y rápida, al igual que todo el sistema de backup. A nivel del cliente externo se tiene mayor productividad, movilidad; todo esto en un mismo sitio, lo cual le permite trabajar a un funcionario en cualquier lugar donde se encuentre, dando así una experiencia de uso increíble.
Finalmente para Juan Carlos Montoya, director de fianzas y sistemas de Makro Colombia, uno de los factores de éxito para que este tipo de proyectos tenga el éxito que se requiere, es contar con un consultor detrás con la suficiente experiencia, capacidad, compromiso, buenas prácticas y acompañamiento. “Si esto no se presenta como un valor fundamental es muy poco probable que al sortear problemas que por naturaleza se presentan en este tipo de implementaciones, se logre compensar con el tiempo de la empresa”, explica.
El directivo concluye asegurando que la virtualización es una tendencia a la cual todas las grandes empresas tendrán que llegar por costos y mejora en sus comunicaciones, manejo de información y productividad. Todo esto se logra gracias al desarrollo robusto que han tenido las telecomunicaciones en los últimos años. Sin esta consolidación, la virtualización aún sería una bonita idea.