Cualquier departamento dentro de una empresa busca agilizar procesos para poder trabajar de manera más eficiente y ofrecer así un servicio de calidad a sus clientes. En el campo de los Recursos Humanos (RRHH) se puede apreciar cómo la transformación digital y el uso de la tecnología están ayudando a optimizar considerablemente las gestiones y trámites. Un claro ejemplo es la implementación de la firma electrónica, debido a las numerosas ventajas que aporta.
¿Por qué utilizar la firma biométrica en RRHH?
Los Departamentos de Recursos Humanos se enfrentan continuamente a gestiones que se realizan en papel y que pueden acelerarse y mejorarse notoriamente gracias al uso de la firma biométrica, y es que si hay una acción clave en esta área, es la firma de documentos.
Las 5 ventajas de la firma electrónica para gestión de RRHH
- Ahorro de tiempo: El ritmo que marca nuestra sociedad actual hace que valoremos aún más todo el tiempo que podamos ahorrar en cualquier gestión. En el caso del área de Recursos Humanos, la firma electrónica permite agilizar los procesos operativos ya que muchas gestiones requieren que se firmen documentos reiteradas veces y esto puede resultar tedioso (sobre todo en un departamento en el que se trabaja habitualmente con fechas y plazos muy ajustados).
- Eliminar distancias: Este punto va de la mano del anterior, ya que la firma de documentos hasta hace poco implicaba la presencia física del firmante, algo que podía alargar la duración de los trámites si éste se encontraba en otra ciudad o país. En estos casos, conseguir un documento firmado podía tardar semanas si la gestión se realizaba por el método de firma “tradicional”. La firma electrónica ha hecho posible que se eliminen las distancias físicas, permitiendo firmar documentos de forma inmediata desde cualquier lugar.
- Validez legal: Los Departamentos de Recursos Humanos trabajan con documentos que deben tener total validez legal; es por ello por lo que no basta con una firma digital simple para tramitar, por ejemplo, un contrato. De ahí que existan firmas electrónicas adaptadas al nivel de seguridad y legalidad requeridos, por ejemplo, la firma por OTP o firmas electrónicas avanzadas son útiles en este campo ya que cuenta con pleno reconocimiento legal y jurídico. Nuestra solución de firma eSignAnyWhere ofrece un abanico amplio de tipos de firma para poder firmar documentos de una forma u otra dependiendo del nivel de identificación que se necesite.
- Sostenibilidad: La filosofía de “Paperless office” está cada vez más presente en las compañías, ya que el consumo desmedido de papel está ocasionando graves problemas en el medio ambiente. Una de las ventajas de la firma electrónica es que implica un menor uso del papel debido a la digitalización de los procesos que conlleva el abandono en la medida de lo posible los formatos físicos.
- Reducción de costes: Todas las ventajas que ofrece la firma electrónica y que hemos ido citando se materializan en una reducción de costes en el departamento, algo muy positivo para cualquier compañía.
Y es que esta tecnología es clave para mejorar la productividad y eficiencia del departamento ya que permite mejorar la gestión interna y agilizar trámites administrativos.
Contacta con nosotros para más información
